Saiba como fazer a gestão de documentos na loja de veículos

Quando é realizada de forma eficiente e com o foco nas necessidades e particularidades do negócio, a gestão de documentos é uma das melhores práticas que uma loja de veículos pode ter.

Ela contribui para a redução de gastos com arquivamento, além de organizar e reduzir o uso do espaço. Mas não apenas isso: a otimização vai liberar os vendedores para que possam se concentrar em outras atividades mais importantes e estratégias. E, como se isso já não fosse o suficiente, vale chamar a atenção para a diminuição dos riscos da perda de dados.

Por outro lado, não adianta muito trabalhar a gestão de documentos sem cuidado, de qualquer jeito. Na realidade, se for assim, é bem provável que os problemas piorem. Ou seja, se for aplicar esse método, faça da maneira correta.

Por um lado, a compra de um carro é um momento de satisfação. Por outro, é preciso lidar com as responsabilidades legais, as taxas e o pagamento de impostos decorrentes da negociação. E essa situação é ainda mais complexa quando tratamos de usados.

Nesse sentido, selecionamos a seguir algumas práticas que poderão servir de norte para você começar a ver com outros olhos a gestão de documentos de sua loja de veículos!

Estabeleça políticas para o uso dos documentos

Quando tratamos de gestão de documentos, um dos fatores mais importantes para a sua eficácia são as políticas para uso. Elas precisam ser claras para que a fluidez dos processos seja eficiente. Além disso, definindo essas diretrizes você vai diminuir os riscos de extravios e danos aos arquivos.

Ao colocar em ação essa política de uso, procure determinar quais documentos terão acesso restrito e quais podem ser vistos por todos os funcionários. Além disso, procure desenvolver um processo mais rápido para a sua solicitação. Também é essencial especificar os passos que devem ser seguidos antes que determinado papel seja passado para outra pessoa.

Ao fazer isso, você vai garantir que, mesmo com um fluxo muito intenso, a sua loja de veículos tenha agilidade no uso e no arquivamento correto dos documentos depois de consultados. Como brinde, ainda vai preservar a sua segurança e a do cliente, diminuindo os riscos.

Digitalização de documentos

Atualmente, é quase impossível tratar de gestão de documentos sem considerar a quantidade absurda de arquivos que são gerados, às vezes, em um curto espaço de tempo. Pastas, caixas e milhares de folhas de papel acabam ficando por todos os lados e sem uma organização eficiente. Para resolver esse problema, podemos usar e abusar da tecnologia. Em outras palavras: digitalize tudo que for possível.

A lista de benefícios desse processo é grande. Digitalizados, os documentos ficam mais acessíveis, sua localização é rápida, o transporte é seguro e eficiente e, além disso, não correm o risco de sofrer com a deterioração.

Se isso ainda for pouco, lembre-se da preservação do meio ambiente, uma vez que menos insumos serão utilizados.

Vale lembrar que hoje existem ferramentas que melhoram a experiência de uso de arquivos digitais. O mais legal é que elas podem ser adaptadas para qualquer tipo de situação ou necessidade que a loja possa ter.

Temporalidade dos documentos

Você já deve ter percebido que há uma infinidade de documentos que não precisam ser guardados para sempre. Aqui entra uma boa análise de descarte. Mas, antes de fazer isso, considere especialmente a temporalidade de cada tipo de arquivo. Por exemplo, determinados documentos precisam ser mantidos por cinco anos, outros por 30 anos.

Uma boa ideia para a organização é criar uma tabela de temporalidade. Nela, você deve listar os documentos conforme a sua natureza, localização (onde estão arquivados) e a data para o descarte.

Dependendo da estrutura da sua loja de veículos, esse trabalho pode demandar um pouco de tempo, mas tenha a certeza de que vai valer a pena.

Como estamos tratando de gestão de documentos, logo abaixo apontamos alguns dos principais arquivos aos quais você precisa ter mais atenção. Aliás, eles podem evitar que a compra e venda de veículos de sua loja se livre de muitos problemas por falta de cuidado.

Documentos que sua loja precisa ter em mãos

Contratos

É importante guardar cópias de contratos envolvendo a compra e a venda de veículos. Neles, tudo precisa ser abordado: valores da negociação, responsabilidades e particularidades.

Não se esqueça de que esse documento, por comprovar o acordo feito, precisa da assinatura de todos os envolvidos.

Perícias

A perícia é essencial para a concretização da transferência do bem. Afinal, é ela que vai observar todos os legais para que o carro possa trafegar. Com isso, no momento em que comprar o carro para revender, é fundamental levá-lo para fazer uma perícia. O laudo deve ser guardado na loja.

CNH do comprador

Vale lembrar que esse é um dos documentos pessoais mais completos em uso no Brasil. É preciso verificar todos os dados que constam nele no momento da negociação. Em outras palavras, é uma prevenção de sua parte contra possíveis fraudes.

Fotos

A verdade é que as lojas de veículos ainda são “tímidas” com relação ao armazenamento de fotos. Mas é importante guardar fotos que deixem claro o estado de conservação e as características gerais do carro negociado. Futuramente, é possível usá-las para confirmar algo e livrar-se de algumas dores de cabeça.

Veja o seguinte exemplo: após comprar o automóvel, o cliente faz alguma alteração que provoca determinado dano ou acidente. Agora, imagine se ele resolve culpar a loja pela mudança que originou o problema! Se você tiver armazenado as fotos do veículo, vai ser bem mais fácil comprovar que o erro não foi seu.

Ao guardar imagens dos carros, lembre-se de levar em conta alguns aspectos fundamentais, tais como a quilometragem, itens adicionais e características principais. Além disso, você ainda vai garantir a credibilidade dos seus anúncios e propagandas. Vale a pena repensar sua prática de gestão de documentos e implantar esse recurso.

Então, agora que você já conferiu os principais aspectos envolvendo a gestão de documentos para a sua loja de veículos, veja também este post sobre como vender um carro com dívidas!