Uma loja de veículos lucrativa não está associada apenas a fluxo de vendas e receita. A gestão do tempo também confere vantagens diretas para manter o negócio em crescimento, otimizando os processos operacionais e evitando desperdícios de recursos humanos.
O controle de quanto tempo é dedicado a cada atividade na empresa resulta em agilidade, aumento da eficiência e, consequentemente, da competitividade da concessionária frente aos concorrentes, que, diga-se de passagem, não são poucos.
O que é gestão do tempo?
A gestão do tempo consiste em um conjunto de práticas administrativas que visam registrar e avaliar qual o tempo dedicado a cada operação na loja de veículos, criando soluções para otimizar as atividades e orientar os colaboradores a alcançarem os objetivos de maneira mais ágil.
Entre as atividades cotidianas que podem ser otimizadas pela gestão do tempo na concessionária estão:
- alcance de novos clientes;
- concretização de vendas;
- manutenção de veículos em estoque;
- reposição de estoque;
- fluxo de caixa;
- atendimento ao cliente.
Ao mapear a rotina de cada área da concessionária, é possível rever processos e criar alternativas para aumentar a eficiência e a agilidade, alinhando e beneficiando os funcionários por meio de uma gestão do tempo devidamente organizada.
Leia também:
Qual a importância da gestão do tempo em uma loja de veículos
As principais vantagens da gestão do tempo em lojas de veículos são a redução de custos e o aumento da rentabilidade. Isso porque a otimização operacional da empresa elimina etapas desnecessárias para alcançar um mesmo objetivo, o que evita gastos excessivos de dinheiro e mão de obra com determinada atividade.
Além disso, o aumento da rentabilidade também está relacionado à gestão do tempo no trabalho, uma vez que, em um mercado tão competitivo como o automotivo, a loja que tem mais agilidade e eficiência sai na frente da concorrência, conseguindo entregar ao cliente uma qualidade superior em período de tempo reduzido.
A otimização do tempo também é importante pelo fato de que os funcionários deixam de se dedicar a processos que poderiam ser automatizados para realizar tarefas que agregam mais valor à empresa. Um exemplo é a equipe financeira, que, ao invés de passar vários dias por mês registrando manualmente o inventário, pode se voltar para encontrar e negociar com fornecedores melhores e mais baratos, desde que se tenha um sistema simples e integrado de controle de estoque.
Benefícios da gestão do tempo
Em uma loja de veículos, a gestão do tempo aumenta a confiança e a disposição dos colaboradores, que veem as metas sendo alcançadas mais rapidamente, o que acelera o negócio e contribui para que todos fiquem mais comprometidos e alinhados aos objetivos do plano de negócios.
A gerência da empresa também é beneficiada pela tranquilidade em evitar problemas e a facilidade em priorizar atividades por meio de melhorias no fluxo operacional. Processos padronizados ajudam ainda a manter o alinhamento entre as práticas e as metas de crescimento, o que confere mais sucesso ao negócio.
Além disso, cria-se uma cultura entre todos os colaboradores, de modo que a conduta e a forma de aplicar resoluções também passam a ser uma identidade da marca, aumentando a credibilidade da empresa graças a uma boa estratégia de gestão do tempo no trabalho. Tudo isso leva a mais rentabilidade e produtividade.
Dicas de como melhorar a gestão do tempo dentro da concessionária
O porte da loja, a quantidade de funcionários, o fluxo de vendas, o modelo do negócio, o público-alvo e os objetivos são fatores que influenciam diretamente na estratégia de gestão do tempo na concessionária. No entanto, há práticas mínimas que todo empreendedor deve aplicar para garantir melhorias e ter controle total sobre o seu negócio. Vamos a elas!
Fluxo de caixa e administração financeira
A falta de atualização de registros ou a realização manual do fluxo de caixa não só abre muita margem para erros como também desperdiça um tempo precioso da equipe. Claro que a tarefa é indispensável, mas considera-se um desperdício realizá-la por meio de papeladas, na medida em que há ferramentas digitais especializadas nisso que são importantes para a gestão do tempo.
O tempo torna-se fator de risco quando é corriqueiro oferecer ou anunciar veículos que já não estão mais disponíveis para venda, ou ainda quando demora-se mais para encontrar e gerar documentos no pós-venda do que com a própria negociação. São erros como esse que fazem a loja perder oportunidades de vendas e que podem ser solucionados por meio de uma gestão do tempo eficiente.
Com menor margem de erro, sobra tempo para realizar outras atividades igualmente importantes e que nenhum software seria capaz de fazer, considerando que organização e emissão de documentos financeiros são especialidades das ferramentas digitais.
Mapeamento da rotina das equipes
O planejamento operacional precisa estar bem estruturado, sem isso, é impossível propor soluções para economizar tempo. Quais setores há na loja de veículos? Quem é responsável por cada atividade? Quantas tarefas são terceirizadas? Quanto tempo se gasta em média em cada tarefa?
É preciso mapear essa rotina, conversar e conhecer as equipes, avaliar documentos e criar padrões para, assim, ser possível gerenciar cada procedimento que faz o negócio funcionar, sempre alinhado com as principais metas de crescimento da empresa e desenvolvimento dos funcionários.
Planos de desenvolvimento e bonificação de funcionários
Tão importante quanto a satisfação dos clientes é a satisfação dos funcionários. Isso está diretamente relacionado à gestão do tempo. Uma equipe motivada, com processos e tarefas bem definidas e metas pessoais e coletivas, é a chave para evitar desperdícios e aumentar a produtividade.
Aplicar planos de carreira, metas de desenvolvimento e bônus por alcance de metas mantém os colaboradores engajados nos objetivos da empresa, mais criativos e com vontade de crescer. O crescimento de um funcionário tem o poder de levantar todo o negócio e impulsionar os colegas de trabalho.
Se a política da empresa não considera isso, corre-se o risco de muita procrastinação, desinteresse e alta taxa de demissões e admissões, o que com certeza demanda mais tempo de determinadas áreas.
Agenda e planejamento da rotina
Criar uma agenda possibilita um controle completo do calendário de cada equipe e ajuda a consultar anotações, registrar ideias e planejar novos processos, evitando atraso de prazos ou perda de compromissos. Essas atividades fazem parte da gestão de tempo da loja de veículos, que deve ser tratada como qualquer outro empreendimento: com organização corporativa.
Por meio de uma agenda digital integrada, todos os colaboradores recebem notificações e ficam a par da rotina e de eventos excepcionais a serem realizados, além de terem consciência sobre a escala de trabalho, agendamento de visitas de clientes, entre outras vantagens que facilitam o cotidiano.
E aí, entendeu o que é gestão do tempo e qual sua importância para acelerar o seu negócio? Acompanhe o Dicas OLX Autos para mais dicas e dados do mercado automotivo!
A Equipe OLX é composta por pessoas reais que conhecem e escrevem sobre as diferentes categorias e universos que compõem o Dicas OLX.
