O que é e como fazer um planejamento operacional para sua loja de carros

Pôr no papel o planejamento operacional de uma empresa de qualquer segmento é uma estratégia eficiente para alcançar metas de produtividade e monitorar o desempenho das ações desenvolvidas pelas equipes internas. O empreendedor deve ter essa medida como uma das prioridades de sua gestão, planejando as operações integradas ao plano de negócios.

No setor automotivo, o planejamento operacional tem algumas especificidades, pois deve considerar:

• a divisão entre as equipes e a função específica de cada funcionário;
• o alinhamento de ações para cada público consumidor, de acordo com os modelos e marcas de automóveis apreciados e os serviços mais procurados pelos diferentes perfis;
• as atividades que devem ser praticadas para alcançar metas de crescimento do negócio;
• os recursos financeiros e humanos de que se precisa para executar as estratégias;
• a infraestrutura da loja para facilitar as operações.

Não é raro que empresários considerem o plano operacional dispensável, dando atenção somente ao estratégico. No entanto, as duas ações andam juntas: as projeções de longo prazo almejadas só podem ser conquistadas a partir do monitoramento das operações viáveis para alcançá-las.

Assim, este conteúdo pretende guiar você no desenvolvimento de seu planejamento operacional, que deve ser sempre analisado e atualizado, de acordo com o andamento das tarefas atribuídas.

Continue a leitura e saiba como acelerar o seu negócio!

O que é planejamento operacional?

O planejamento operacional faz parte das estratégias de venda do plano de negócios. Ele vai definir quais as tarefas executáveis por cada uma das equipes tendo em vista as metas projetadas. O documento, também conhecido como plano de trabalho, define a rotina de cada um dos funcionários, diária, semanal e mensal, ilustrando cada uma das ações necessárias ao longo do expediente e determinando a interdependência entre as tarefas do fluxograma.

Essa estruturação do cotidiano da empresa é parte crucial das funções do gestor, que deve direcionar as operações dos colaboradores e a integração entre as equipes. Um plano de trabalho oferece a visão transparente de tudo que precisa ser feito para o alcance das metas, de maneira que os contratados vão para seu local de trabalho sabendo exatamente o que devem fazer. 

Tal organização proporciona um ambiente saudável, um serviço especializado e um cronograma de trabalho diário, além de fornecer condições para o monitoramento de cada uma das equipes e a identificação de problemas internos.

Há dois tipos básicos de planejamento operacional, são eles:

Planejamento operacional single-use

É usado para metas de curto prazo e com objetivos bem específicos, que, uma vez alcançados, configura o encerramento daquela demanda. Em outras palavras, é um plano para ser aplicado uma única vez.

Por exemplo, você quer fechar parceria com uma loja de pneus confiável para oferecer aos seus clientes o serviço pós-venda de manutenção do automóvel. Tal ação pretende criar uma relação de fidelidade com aquele comprador, que vai passar a frequentar mais vezes a sua loja e comentar sobre isso com seus conhecidos, ampliando o leque de atuação e recepção de sua empresa. 

Essa é uma meta descrita no plano estratégico, que vai precisar de um planejamento operacional single-use para estruturar as execuções e cumprir o objetivo. Diante disso, o gestor definirá:

• a equipe que vai montar a proposta de parceria e os prazos para seu desenvolvimento;
• a elaboração das projeções financeiras para precificação do serviço;
• o cronograma de reuniões internas e com o parceiro;
• a estratégia de comunicação necessária para implementar o serviço dentro do escopo da empresa;
• o pessoal e a infraestrutura que vai possibilitar essa implementação.

Operacionalizar cada uma dessas ações vai permitir o sucesso da negociação de parceria. Uma vez alcançada a meta, o plano operacional já cumpriu sua função e não fará mais parte do plano de negócios.

Planejamento operacional ongoing

Por outro lado, há metas de longo prazo, cujas atividades precisam ser atualizadas conforme as execuções vão sendo cumpridas.

Para usar o mesmo exemplo de planejamento operacional anterior, supomos que a parceria com a empresa de pneus tenha se concretizado e que você já tenha o fornecedor certo para oferecer esse serviço pós-venda de manutenção do automóvel. Com isso, o empreendedor precisará definir operações de longo prazo que mantenham o projeto em funcionamento, por meio de um planejamento operacional ongoing, que definirá:

• como e quem vai executar a comunicação do novo serviço ao cliente;
• qual o espaço da loja que vai receber e aplicar o serviço;
• quais as ferramentas necessárias para a realização do serviço e quem irá orçar e realizar a compra;
• qual o período de atendimento;
• como será realizado o transporte dos pneus;
• se é possível incluir o serviço de leva-e-traz para a comodidade do cliente;
• se é preciso ampliar o estoque para armazenamento da nova mercadoria;
• a necessidade de disponibilizar uma sala de espera para o cliente que quer acompanhar a troca de pneus;
• o monitoramento do fluxo de compra e venda para analisar a lucratividade real da ação recém-adotada.

O fluxo de trabalho e a gestão financeira da oferta precisam ser estruturados em tarefas executáveis que serão avaliadas a cada mês e a cada trimestre, para sempre melhorar a prestação do serviço e garantir a satisfação da meta de fidelizar o cliente. 

Assim, os insights relacionados à necessidade de novas contratações ou reestruturação das equipes, entre outras ações necessárias para que a parceria seja viável, ficam evidentes para o gestor.

Gestão empresarial: por que fazer o planejamento operacional em lojas de automóveis?

Muitos podem estar se perguntando: “Eu só quero saber como vender carros! Precisa mesmo de tudo isso?”. A questão é que não é apenas sobre vender carros, uma loja de automóveis precisa aplicar diversas práticas diárias para alcançar suas metas de rendimento, tais como:

• atendimento ao cliente, online e offline;
• ações de divulgação e marketing; 
• oferta de serviços pós-venda;
• gestão de estoque;
• monitoramento financeiro;
• organização da rotina de trabalho (RH);
• limpeza, higienização e organização da loja.

É o planejamento operacional que oportuniza estruturar cada uma das ações que vão tornar as projeções realidade, de maneira que os funcionários fiquem bem acolhidos, com ampla consciência de suas obrigações. 

Equipes bem estruturadas têm mais chances de cumprir metas com sucesso, e o gestor que consegue acompanhar de perto cada uma das operações consegue visualizar exatamente onde estão as lacunas que podem prejudicar o crescimento da empresa ou quais ações gerarão bons resultados e que merecem ser ampliadas.

Dessa maneira, mesmo que o objetivo seja somente vender carros, as operações estão integradas e o corpo de colaboradores funcionando para engrenar o funcionamento interno e cumprir o plano estratégico.

Colocando a mão na massa: 5 dicas para estruturar o plano operacional de sua loja de automóveis

A elaboração de um plano operacional não é uma tarefa difícil, se você souber exatamente o que precisa levar em conta para redigir o documento. Assim, oferecemos a seguir as dicas básicas para cumprir essa tarefa de gestão empresarial.

1. Defina os objetivos das ações

O plano operacional faz parte do gerenciamento estratégico e deve ter objetivos bastante realistas. Essa parte do documento está diretamente relacionada com o planejamento estratégico, que define as metas de crescimento a longo prazo.

Por exemplo, se sua estratégia de negócio tem por objetivo aumentar em 50% as vendas no período de um ano, você precisará detalhar as operações internas tendo como foco específico tal meta, definindo novas funções e direcionando suas equipes para o fim desejado.

2. Estabeleça um orçamento

Com um objetivo claro definido, é possível estruturar os recursos financeiros voltados para as operações. Tenha em vista se será necessário remanejar as equipes, fazer novas contratações, melhorar a infraestrutura, contratar serviços terceirizados, aumentar a frequência das reuniões, adquirir uma ferramenta digital de gestão, entre outras funções.

Tudo isso faz parte das operações que vão executar as tarefas em direção ao cumprimento dos objetivos. Assim, você define os custos de cada um deles e pode comparar com as projeções de lucro da estratégia financeira para conferir a viabilidade do novo projeto e acompanhar se o que foi projetado condiz com a realidade de sua loja.

3. Faça um cronograma

Definir um cronograma de ações permite visualizar o andamento das operações. Sem isso, fica difícil perceber quando uma tarefa termina e outra começa, quais operações são interdependentes e quais os melhores horários de trabalho para cada uma das equipes.

Um cronograma bem estruturado fortalece a realização das operações, pois cada funcionário terá clareza sobre o que deve fazer e quando, tendo acesso a uma rotina de trabalho executável, o que gera segurança e engajamento entre os colaboradores. 

É importante compreender a capacidade operacional de seus funcionários para a elaboração do cronograma. Avalie a agilidade de cada tarefa e defina prazos viáveis, caso contrário, poderá gerar sobrecarga nos colaboradores, causando o efeito inverso do desejado: ao invés de proporcionar conforto e organização para a realização de tarefas, vai estabelecer somente uma relação de cobrança e causar frustração diante de operações em atraso.

4. Determine os responsáveis

A descrição de cada uma das ações deve estar sempre acompanhada de um responsável para cumpri-las. Isso permite que cada operador saiba exatamente o que fazer, além disso, todo o corpo de funcionários saberá a quem procurar para resolver determinado problema, concluir determinada tarefa, obter uma informação em específico ou para quem direcionar o cliente que chegar à loja já com uma ideia pontual em vista.

Com a distribuição equilibrada de funções, as operações se tornam executáveis e a equipe fica muito mais organizada e ciente de suas obrigações. Um funcionário que sabe o que deve fazer, como e quando se integra muito melhor à equipe, com mais confiança e ferramentas para a identificação de problemas e como resolvê-los. Isso otimiza o tempo das operações e gera maior produtividade.

5. Crie o plano operacional

Com tudo isso em vista, você tem condições de elaborar seu planejamento operacional, com uma estrutura bem feita, linguagem acessível, dados realistas e tarefas aplicáveis. A criação do plano operacional faz parte das funções da gestão do negócio. É possível fazer uma estratégia voltada para cada departamento, de maneira a destrinchar com maior qualidade de detalhes cada uma das ações.

Dessa forma, as tarefas diárias ficam muito mais evidentes, assim como a relação interna entre as diferentes equipes que vão trabalhar juntas para cumprir uma certa operação. Você pode usar um modelo pronto de plano operacional ou até mesmo digitalizar essa tarefa. Atualmente, há diversas plataformas e softwares voltadas para definir os fluxos de trabalho de uma empresa.

Como você pôde perceber a partir deste conteúdo, definir um plano operacional detalhado é o primeiro passo para alcançar as metas de crescimento da empresa e criar um ambiente de trabalho agradável para todos. Isso fica nítido aos olhos do comprador, que consegue ser bem atendido de acordo com seu perfil de cliente e sairá da loja confiante e com boas recomendações sobre a performance de seus funcionários.
O planejamento operacional também visa à redução de custos nas operações e à identificação e resolução de problemas, além de oferecer dados precisos sobre o andamento das metas e o que é preciso otimizar para cumpri-las. Para concluir, uma última dica preciosa: olhe para o plano operacional como seu aliado na conquista de uma loja de automóveis rentável!